• 加藤 秀幸

入社時の必要書類(オリエンテーション書類)



新卒や中途で採用した従業員が入社する時、どのような書類を準備していますか?正社員やパート・アルバイト等、働き方によって必要書類が異なる場合がありますが、入社時に用意する書類リストを予め作っておくと、その都度考える必要がなくなり業務を効率化できるのでお薦めです。

入社時書類は大きく分けて以下2種類、そして書類の数もたくさんありますので、順番に説明していきます。

  • 会社で準備して従業員の方に記入していただき回収する書類

  • ご本人が準備し会社に提出していただく書類

なお、メイトー社会保険労務士事務所では、入社時の書類に関するコンサルティング(顧問契約がない場合は有料)も承っております。お気軽にご相談ください。

会社で準備して従業員の方に記入していただき回収する書類

  1. 労働条件通知書(または雇用契約書や労働契約書とも呼びます) 

  2. 給与所得の扶養控除等(異動)申告書

  3. 誓約書(入社誓約書、機密保持及び個人情報保護に関する誓約書等)

  4. 身元保証書

  5. 通勤手当支給申請書

  6. 賃金の口座振込に関する同意書

  7. 運転に関する告知書 ← 運転業務をする場合

  8. その他、会社が必要とする書類

【補足】

1. 労働条件通知書は東京都労働局のサイトにひな型がございますので、最新版をダウンロードしてお使いください。

2. 給与所得の扶養控除等(異動)申告書は国税庁のサイトにございますので、最新版をダウンロードしてお使いください。

4. 身元保証書は従業員が会社に損害を与えた場合、保証人にも損害賠償請求ができます(全額の損害賠償請求は通常できません)。ただし身元保証書の有効期間(最大5年)や従業員の方の役割・勤務地等状況が変わった場合に保証人にその旨を知らせる必要があり、運用にご注意ください。

6. 賃金の口座振込に関する同意書は東京都労働局のサイトにひな型がございますので、最新版をダウンロードしてお使いください。賃金は原則として従業員ご本人に直接現金で支払う必要がありますが、この同意書があれば銀行口座に振り込むことができます。

ご本人が準備し会社に提出していただく書類

  1. マイナンバーの「通知カード」または「個人番号カード」の写し(所得税法上の扶養対象者も含む)

  2. 写真付身分証明書の写し(個人番号カード、運転免許証、パスポート、在留カード又は特別永住者証明書 等)

  3. 給与等の振込を希望する口座の分かる資料(銀行通帳の写し) ← 給与等が口座振込みの場合

  4. 年金手帳または基礎年金番号通知書の写し ← 社会保険加入対象者

  5. 配偶者の年金手帳の写し ← 社会保険加入対象者で配偶者を扶養する場合

  6. 雇用保険被保険者証 ← 雇用保険加入対象者

  7. 前職の給与所得者の源泉徴収票 ← 入社の年に前職等の給与収入がある場合

  8. 登録証または免許証の写(公的資格を保有する者) ← 業務に必要な場合

  9. 在留カードまたは 外国人登録証 ← 日本国籍以外の場合

  10. 運転記録証明書 ← 運転業務をする場合

  11. その他、会社が必要とする書類

【補足】

1.と2.はマイナンバー関連で、個人番号カード(写真付き)がなく通知カードの写しのみの場合は、2.の写真付き身分証明書の写しにより本人確認をしてください。

7. 前職の給与所得者の源泉徴収票は、その年の年末調整の書類と一緒に従業員の方にご提出いただければ問題ありませんが、入社時にご提出いただき会社で年末調整の時まで保管することも可能です。

9. 在留カードまたは 外国人登録証に記載されている氏名・在留資格・在留期間等を確認してください。特別永住者(在日韓国・朝鮮人)を除き、在留カードを持っていない場合は、原則として就労できません。外国人を雇用する場合はその旨ハローワークに届け出が必要です。届出がないと30万円以下の罰金の対象となります。また、不法就労外国人を雇用した事業主は入管法第73条の2により3年以下の懲役又は300万円以下の罰金となる場合がありますのでご注意ください。

10. 運転記録証明書は自動車安全運転センターのサイトで申請方法をご確認ください。1・3・5年間の運転記録を発行していただけます(有料)。

以上のように従業員入社時書類リストを前もって整備しておくと、入社後の手続きをスムーズに進めることができます。

メイトー社会保険労務士事務所では労働条件通知書やオリエンテーション書類のコンサルティングも承っておりますのでお気軽にご相談ください。

社会保険労務士 加藤秀幸

#労働法 #就業規則 #入社 #オリエンテーション書類

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